Blog Teletrabajo y Negocios

¿Te has preguntado alguna vez cuántos mensajes de correo escribes al cabo del año? Está claro que depende mucho de las personas, de sus puestos y de sus trabajos. Pero seguro que son “unos cuantos”. El hecho es que este gesto tan habitual, tan repetitivo, tan mecánico, te roba muchísimo tiempo y energía.

Como ocurre con casi todo lo relacionado con el Email, es algo que nadie nos ha enseñado. Un día nos pusimos a escribir mensajes… y hasta ahora. Pero el modo en el que lo haces tiene más consecuencias de lo que parece. Influye tanto en tu Productividad Personal como en la de las personas a las que las escribes.

Un puñado de sencillas pautas a la hora de escribir emails pueden conseguir que pierdas menos tiempo haciendo eso. Lograrás reducir el impacto que “escribir emails” tiene en tu trabajo y podrás hacer otras cosas mucho más importantes.

¿Es necesario escribirlo?

No hace falta escribir un email para todo y no siempre es la mejor forma de comunicar, solucionar problemas o consultar algo. Piensa que un email de ida generará, como mínimo, otro de vuelta. Antes de decir “voy a enviarle un correo” valora si de verdad es necesario y si te va a aportar algo a ti.

Ten muy claro el contenido

Escribir un email es como escribir una noticia breve o un tweet. Tienes que tener muy claro de antemano qué quieres contar y qué mensaje vas a transmitir. De otro modo caerás en la imprecisión, divagarás y te quedará un email demasiado largo. Hay personas que parece que encuentran la inspiración escribiendo emails, se vienen arriba y luego terminan por escribir la mitad de “Crimen y Castigo”.

Breve, simple y preciso

Porque aquí sí que importa ser rápido. Y para ser ágil cuenta mucho la redacción. Cuando tienes claro lo que quieres contar y además lo haces deliberadamente breve, ese mensaje es un éxito. Aplicar la simplicidad a todos los rincones de tu trabajo es una gran decisión. Y en el Email más. A la hora de escribir hazlo todo lo simple que puedas.

Corta la “cortesía parlamentaria”

Con quien ya tienes una relación (amigos, compañeros, clientes habituales…) no tienes que saludar y despedirte siempre echando un rollo. Puedes ahorrarte la cortesía y la afabilidad para cuando estéis tomando una cerveza. Salvo que te presentes por primera vez en el mensaje (un email comercial, etc), vete directo al grano.

¿Qué tal dos o tres frases?

Las iniciativas two.sentenc.es y three.sentenc.es son fantásticas. Promueven la política personal de escribir emails de sólo 2 ó 3 frases agregando en el pie del mensaje el porqué de hacer esto. Si (como en Twitter) todos tuviéramos un límite de XXX caracteres al escribir, el Email dejaría de ser un problema para muchos. Read the rest of this entry »

Imagina el día en el que te pones a trabajar pero no logras arrancar. De reojo miras tu lista de tareas. Hay bastantes cosas por hacer pero tu concentración y ganas están bajo mínimos. ¿Cómo echar a andar cuando no eres capaz de tener la cabeza aquí? ¿Cómo ponerse con tareas gordas cuando ni siquiera puedes arrancar?

Para estos casos la Técnica Pomodoro (de la que te hablé hace unos meses) viene como anillo al dedo. También puedes tomar una serie de medidas eficaces que deben formar parte de tu arsenal productivo. Pero además existe otra “técnica” más rudimentaria que también funciona a la hora de ponerte en marcha. Utilizando unas tareas en particular lograrás salir de ese bloqueo productivo, que es lo que más necesitas en ese momento.

La técnica (que realmente no es tal) consiste en valerse de las tareas desatascador para lograr sacudir la parálisis, la desgana o el bloqueo productivo en el que estás metido.

¿Tareas “desatascador”? Son tareas pequeñas, a veces tareas muy pequeñas, que no cuesta nada hacer, que requieren un esfuerzo y concentración mínimos, y que sirven precisamente para ponerte en marcha.

En esos días, en esos momentos de parálisis productiva, necesitas conseguir varias cosas: a) ponerte en marcha ya; b) coger ritmo de trabajo ya; c) verte haciendo cosas ya; d) encontrar ya la satisfacción y el ánimo que dan las tareas hechas (aunque sean tan pequeñas). Read the rest of this entry »

Una de las maneras más eficaces para gestionar mejor tu tiempo es agrupar tus tareas.

Durante la semana haces seguramente diferentes tareas que se parecen mucho entre ellas. Habitualmente haces estas tareas en varios momentos de la semana, pero si agrupas estas tareas es probable que puedas finalizarlas en menos tiempo.

Un ejemplo sencillo pero muy claro son las compras. En lugar de ir cada día al supermercado para hacer las compras es más eficaz hacerlo una vez a la semana. Esto requiere un poquito de planificación de las comidas para la semana que viene, pero ahorras mucho tiempo.

Tareas complejas

También puedes usar este truco para tareas más complejas. Si esta semana por ejemplo tienes que escribir siete artículos, puedes escribir un artículo cada día, pero también es posible agrupar estas tareas y reservar un tiempo consecutivo para escribir todos los artículos en una sesión.

Una vez que has empezado a escribir el primero artículo, ya tienes todas las herramientas que necesitas para el próximo artículo a mano. Si cada día tienes que buscar tus notas y herramientas antes de empezar estás usando tiempo y energía; ahorras este tiempo y energía si escribes todos los artículos en una sesión.

El cerebro humano funciona mejor si te enfocas en solo una cosa. Una vez que has entrado en el estado de flow verás que el segundo artículo cuesta menos tiempo. Ya has cogido el ritmo para escribir…

Finalmente, una vez que has acabado los siete artículos, puedes tachar siete tareas de tu lista y tendrás menos tareas para el resto de la semana.

Algunos otros tipos de tareas que puedes agrupar:

• Hacer llamadas
• Facturar a los clientes
• Pagar a tus proveedores
• Procesar correo

Obviamente, no puedes hacerlo con todas las tareas, pero sí es posible agrupa tareas para ahorrar tiempo y energía.

Publicado en El Canasto

Creo que una de las cosas más potentes que uno puede hacer es dejar de hacer algo.  A veces parece como si hay algo noble en seguir, acabar o finalizar cada  emprendimiento o idea que uno tiene.

Creo que todos hemos sido o conocido a una persona que se niega dejar de hacer algo aunque todos sabemos que quizás lo mejor para esa persona sería que lo deje.

Lo difícil es distinguir entre cuándo uno se encuentra estancado o cuándo uno debería dejar algo.
Es un tema complicado y no tengo una respuesta clara. Pero yo sí que dejo proyectos, ideas o desafíos. No hay nada noble en torturarse y seguir con algo cuándo uno sabe que el esfuerzo no vale la pena.

Así que hoy quiero animarte a pensar en tus proyectos porque:

• No hace falta que sigas cada nueva tendencia, deja de de preocuparte sobre ello.
• No tienes porque ser super productivo y alcanzar una bandeja de entrada en cero cada día, no es imporante!
• Deja de culpar a otras personas por tus fracasos.
• Deja de convencerte a tí mismo que no vas a conseguir las cosas. ¿Sabes qué? Lo vas a lograr.

¿Qué más puedes dejar?

Un artículo publicado en Hábitos Vitales

Siendo que solo tenemos 24 horas al día, debemos buscar trabajar lo más inteligente que podamos para obtener el mayor valor por nuestro tiempo. Con lo anterior en mente, he compilado una lista con los 5 hábitos que me han ayudado a ser más productiva y que estoy segura también los ayudarán a ustedes si los adoptan.

1. Una tarea a la vez

La soltería de propósito es esencial para tener éxito en la vida, sin importar cual sea nuestro objetivo.
- John D Rockefeller
Soy consciente de que la mayoría de nosotros manejamos varios “proyectos” al tiempo y que nuestra lista de quehaceres es más larga que el número PI. Sin embargo, la multi-tarea no es la solución cuando queremos calidad.

Los seres humanos podemos procesar solo una cierta cantidad de información al tiempo por eso es que, por ejemplo, no somos capazes de escuchar y entender a dos personas hablandonos al tiempo. Es mucho mejor tomarnos el tiempo de terminar la tarea x del proyecto x antes de atender la tarea y del proyecto y.

En lo posible, busca concentrarte solo en una tarea a la vez y una vez terminada elige otra tarea y concentrate en la misma hasta terminarla y así sucesivamente.

2. Haz de tus metas cosas concretas
Antes de empezar a hacer cualquier cosa es importante saber para qué, ¿cuál es el punto?. Siempre que emprendas un nuevo proyecto define, en primera instancia, cual va a ser el resultado de terminar el proyecto, por ejemplo, si vas a desarrollar un sitio web entonces dibuja en papel una versión inicial del sitio terminado.

Tener claro el obejtivo (a donde se quiere llegar), hace que podamos tomar acción (escoger caminos que nos acerquen a nuestro destino aunque en el tiempo debamos cambiar de carretera). Para simplificar, lo que quiero decir es: siempre se claro(a) con los resultados que quieres obtener pero flexible con el proceso (acciones a tomar).
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En el artículo “la regla 80/20 es mentira” hablé un poco sobre que si queremos lograr resultados extraordinarios, deberíamos abandonar la regla 80/20 en favor de un esfuerzo y una dedicación al 100%.

Sigo convencido que es así. Pero también creo que muchas personas malinterpretan este concepto creyendo que se trata de poner la máxima cantidad de horas posible en un día y que eso es ser productivo. Lo hacemos aún más cuando estamos en un momento de flow. Esos días cuando, por algúna razón,alcanzamos un nivel de creatividad muy alta y todo lo que queremos hacer es seguir y seguir para exprimir cada gota que queda de esa creatividad.

Seguro que conoces la situación. Lo único malo con tener un día creativo es que se acaba y que no hay ninguna garantía de que puedes resproducirlo mañana.

Pero hay una manera para aumentar la posibilidad de éxitos sucesivos:

La manera Hemingway – construir un puente para el día siguiente

Ernest Hemingway tenía un truco para llegar a tener una cadena de días creativos y productivos. El dejó de escribir cuando sabía que iba a pasar el estado de “fluir” o cual iba a ser el próximo paso en una novela. Así construyó un puente para el día siguiente. Cuando lo piensas, para un escritor es una una manera genial paraprolongar un estado de flow a varios días. Read the rest of this entry »

Hay un montón de software para ayudarte a gestionar tus tareas. Casi cada semana descubro una nueva aplicación y habitualmente publico una breve reseña en la categoría Software explicando las posibilidades y limitaciones de cada solución.

Algunos de mis lectores creen que el hecho que yo publique una reseña en El Canasto implica que recomiendo el uso de esta aplicación. No es así.

Mi recomendación

Si alguien me pregunta por el mejor gestor de tareas, siempre le contesto lo mismo:

El mejor gestor de tareas es la solución que ya estás usando

Gestionamos nuestras tareas en una lista agrupadas por contexto. Una aplicación para gestionar tareas solo debe cumplir dos requerimientos:

1. Facilitar la creación y finalización de tareas
2. La posibilidad de crear varias listas para los contextos

Ahora, mira la herramienta que usas actualmente. ¿Cumple estos dos requerimientos? Entonces ya tienes un buen gestor de tareas.

El coste de cambiar

En los últimos 20 años sólo he usado dos aplicaciones para gestionar mis tareas: Microsoft Outlook cuando trabajaba en Windows y OmniFocus en los dispositivos de Apple. Solo he utilizado estas dos.

Obviamente he investigado un montón de soluciones para los artículos en El Canasto, pero nunca he cambiado de herramienta, simplemente porque el cambio requiere demasiado trabajo. Read the rest of this entry »

Si observamos atentamente a las personas exitosas notamos que tienen algunas características comunes entre las que especialmente se distinguen:

• tienen objetivos claros y
• administran cuidadosamente su tiempo.

Sin un objetivo claro de lo que queremos conseguir, no podemos planificar los pasos que nos acercan a la meta y andamos a tientas y locas. Para un análisis de cómo establecer objetivos, vea La trampa de la acción.

Pero quiero en esta nota concentrarme en la otra característica que nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos: el manejo del tiempo. No importa cómo lo dividamos, el día sólo tiene 24 hs y, además es bastante democrático: ricos y pobres, hombres y mujeres, jóvenes y adultos, todos tenemos la misma cantidad de horas para invertir en un día.

Otra de las características importantes del tiempo es que no lo podemos almacenar, ni podemos comprarlo.

Entonces la clave reside en aprender cómo usarlo sabiamente. A continuación le proponemos 5 formas que la ayudarán a incrementar su productividad usando más eficientemente su tiempo.

5 reglas para administrar eficientemente su tiempo

• 1 Monitoree como usa actualmente su tiempo
• 2. Calcule cuánto vale su tiempo
• 3. Arme un cronograma diario
• 4. Priorice
• 5. Aprenda a decir NO.

1. Monitoree como usa actualmente de su tiempo: Si le parece que el día “se le va” muy rápido y le quedan cosas pendientes, trate de crear un registro de sus actividades diarias. Si no tiene una agenda (mmm, ¿cómo puede ser?) bastará con hacer pequeñas anotaciones en una hoja de papel o, mejor aún si usa su PC todo el día, el text pad de su computadora le será muy útil.

Una vez que ve en que se le va el tiempo, puede identificar y poner su foco en las tareas que le reportan los mayores retornos, tanto personales como financieros.

Comience anotando a que hora se levanta, a qué hora está lista para empezar con el trabajo. ¿Cuánto tiempo se le va en actividades como leer y contestar emails, llamadas telefónicas y trabajo específico?.

2. Calcule cuánto vale su tiempo: ” Time is money, baby” dicen en las películas… Si usted sabe cuánto vale realmente su tiempo, entonces puede tomar mejores decisiones. Si, por ejemplo, su tiempo vale $150 la hora, es mucho mejor negocio contratar a una persona para hacer un trabajo de $35 la hora. De esa forma usted se quedó con $115 por hora para emplearlos en tareas más beneficiosas para su actividad.

Recuerde también de calcular cuántas horas díarias necesita dedicar a actividades facturables (lo que efectivamente puede cobrarle a su cliente) para alcanzar los beneficios deseados. Y también tenga en cuenta cuanto tiempo debe dedicarle diariamente a los nuevos proyectos que mantienen su actividad en movimiento.

Si necesita ayuda con estos temas le recomiendo releer:

• Como presupuestar servicios profesionales
• Cómo presupuestar servicios profesionales: un caso práctico paso a paso que incluye una planilla de cálculo lista para trabajar

3. Arme un cronograma diario o, dicho de otra manera Carpe Diem: No comience su día sin una lista de cosas para hacer. Primero haga una lista de todas las tareas y luego categorícelas según su importancia. Luego descompónga los proyectos grandes e inmanejables en tareas “realizables”, no sólo serán menos intimidantes sino que le resultarán objetivos fácil de alcanzar.

Le recomiendo leer:

• Manejo eficiente del tiempo: Las seis cosas más importantes

4. Priorice: ¿Tiene más cosas para hacer que horas tiene el día? Al asignarles prioridades a sus tareas, usted se asegura que está encarando las más importantes. Cree un sistema que funcione para usted.

Hágase las siguientes preguntas (y contéstelas sinceramente):

• ¿Qué tareas deben quedar hechas hoy?
• ¿Cuáles se pueden reprogramar?
• ¿Cuáles pueden ser delegadas a otra persona?
• ¿Cuáles son las que me acercan más a mis objetivos y prioridades?
• ¿Cuáles puedo eliminar sin comprometer mis objetivos?

5. Aprenda a decir NO: ¿cada vez agrega más tareas a su ya interminable lista? No pierda el control de su tiempo. Sea firme y mantenga sus límites personales. Es difícil mantener los límites con los clientes que muchas veces se obnubilan con sus propias necesidades.

• ¿Tengo realmente el tiempo y la energía necesaria para hacer esta tarea extra?
• ¿Qué pasa con este cliente, es bueno para mi actividad?
• ¿Será lucrativa?
• ¿La tarea invade mi tiempo personal?
• ¿Esta tarea es acorde con mi lista de prioridades?

Recuerde: si está bien descansada y dedica a usted y a su familia el tiempo que se merecen, estará más contenta y será más productiva en su trabajo.

Publicado en Mujeres de Empresa

Antes de dar mi consejo, supongo que usas listas de tareas y que no trabajas directamente desde la bandeja de entrada. Así que no puedes justificar tener la bandeja de entrada abierta durante todo el día como hace el 20% de los lectores que han participado en la encuesta (con la excepción de las personas cuyo trabajo consiste específicamente y únicamente en contestar correos uno por uno en el orden en que han llegado).

La frecuencia para procesar el correo depende del trabajo que estás haciendo, pero en general debes procesarlo tantas veces como sea necesario para hacer tu trabajo. Sé que esto no es lo que queráis oír, pero es así.

La mejor manera de encontrar tu propia frecuencia es mirar las citas y las tareas planificadas para hoy y estimar las posibilidades de recibir un correo que puede cambiar tu planificación por completo. Si, por ejemplo, trabajas como desarrollador de software en una aplicación grande, es poco probable que la planificación del día cambie debido a un correo y puede ser que tienes suficiente con procesar el correo una vez al día. Por otro lado, alguien quién trabaja en el departamento de marketing de una empresa y está preparando un evento grande para la semana que viene, seguramente basa gran parte de sus tareas en correos y llamadas que acaban de llegar. Esta persona necesita procesar su correo más a menudo.

Busca y sigue tu propia frecuencia para procesar el correo y luego trabaja desde el calendario y las listas de tareas. Para evitar distracciones es mejor cerrar la aplicación de correo completamente después de haber procesado el correo, o si tienes las listas de acciones en la misma aplicación, al menos desactivar las notificaciones de mensajes nuevos.

El Canasto

El lápiz es la herramienta de productividad más útil que conozco. Aunque cada vez usamos más los dispositivos electrónicos como el móvil, el PDA o el ordenador para nuestro trabajo, muchas veces un simple lápiz y una hoja de papel es más rápido y más versátil. Si realmente quieres mejorar la productividad personal: ¡usa un lápiz!

9 razones para usar un lápiz

Un lápiz es más rápido
Tú mismo puedes verificarlo fácilmente: compara el tiempo que necesitas para apuntar una tarea en tu bloc de notas con el tiempo para hacer lo mismo en un PDA o un móvil: abrir el dispositivo, buscar la aplicación para tus notas o tareas, esperar hasta que se carga la aplicación, abrir una tarea nueva, teclear el texto…

Un lápiz es más barato
Hemos gastado al menos cientos o incluso miles de euros en nuestros gadgets, sus programas y las suscripciones de conexión, pero casi todas las tareas que hacemos en los dispositivos electrónicos también las podemos hacer con un lápiz de menos de un euro. ¿Realmente vale la pena gastar tanto? Tampoco es necesario asegurar un lápiz.

Un lápiz siempre está disponible
Software en la nube es fantástico, pero solo funciona si tienes conexión a internet. Ya sé que tienes un iPhone y por tanto siempre tienes acceso, pero ¿cuanto pagas por esto? El lápiz siempre está disponible, y si lo olvidas es fácil de encontrar un sustituto.

Un lápiz siempre está cargado
¿Alguna vez has tenido que cargar la batería de un lápiz?

No hay que aprender a usar un lápiz
He probado muchísimas aplicaciones para gestionar tareas, y cada aplicación requiere al menos media hora para conocer sus funcionalidades. Aprendiste cómo funciona el lápiz cuando tenías dos años, así que no pierdas el tiempo ya invertido.

Un lápiz estimula el pensamiento creativo
Un lápiz es la herramienta perfecta para hacer una lluvia de ideas en una hoja grande. Usar el lápiz cada día fomenta el pensamiento creativo y construye tu jardín de ideas.

No hay que actualizar un lápiz
Nunca habrá una versión 2.0, porque ya es una herramienta perfecta. Aunque sí existe una versión 1.1 con una goma para borrar.

Un lápiz te permite salir de la pantalla
¿Cuantas horas trabajas delante de la pantalla del ordenador? Si haces al menos una parte del trabajo con un lápiz tienes la posibilidad de salir de la pantalla y cambiar de posición. Un lápiz es bueno para tus ojos y para la salud.

El lápiz es tecnología probada
Los romanos y los árabes construyeron imperios enormes sin usar ordenadores ni iPhone y Beethoven solo tenía un lápiz para componer sus obras maestras. El lápiz ha probado su valor ya hace mucho tiempo.

Los beneficios de software
Obviamente el lápiz no es la solución para todo; hay situaciones en que es mejor usar una aplicación especializada. Yo, por ejemplo, uso papel para recopilar mis ideas, pero mantengo mi calendario en iCal y mis tareas en OmniFocus. Es importante conocer los pros y los contras del papel y del software para elegir el medio adecuado para cada situación. En general los beneficios de software son:

Editar
Para cosas que cambian mucho es mejor gestionarlas en una aplicación. Si en tu calendario tienes más citas tachadas que citas de verdad es hora de cambiar la herramienta.

Colaboración
Si tus compañeros de trabajo no se encuentran en la misma sala, el papel pierde mucha de su eficacia.

¿Cuándo usas un lápiz y cuándo es mejor utilizar software?

Un artículo publicado en El Canasto